Intanto niente da dire sulle portinaie, sono utili per smistare la posta, per prendere i pacchi al posto vostro, per controllare chi entra ed esce dal palazzo e per fornirvi numeri utili quando vi serve un idraulico o un elettricista, ma non possono lavorare nel vostro studio. è incredibile come una portinaia abbia un ottimo rapporto con tutti quelli del condominio, o con gran parte, è ancora più incredibile come sappia i fatti personali di tutti e come entri in confidenza grazie al sorriso, ma le daresti in mano la gestione della tua attività?
Le daresti la responsabilità di incassare i tuoi soldi? Di convincere un paziente, entrato per caso, che si trova nel posto giusto? Di immagazzinare e gestire ogni piccolo dettaglio, ogni piccolo movimento, ogni contatto nella tua azienda? non credo. allora perché è così facile trovare in segreteria care signore poco avvezze alla tecnologia? Perché è ancora più facile trovare piacevoli ragazze con il rossetto rosso che a stento rispondono al telefono? Perché spesso queste “professioniste” spettegolano in reception e non fanno il loro lavoro? E se vi dicessi che basta una brava receptionist per incrementare i vostri guadagni?
Ora non voglio sminuire il vostro personale di segreteria, sicuramente sono persone capaci e professionali, ma magari non hanno i mezzi, magari non sanno quanto sia importante il loro lavoro e si sminuiscono più di quanto la parola “segretaria” lo sia per ignoranza.
Riflettiamoci, in segreteria i vostri pazienti hanno il primo impatto sulla vostra azienda, sicuramente prima di essere fisicamente lì hanno parlato al telefono con la vostra segretaria e la sua disponibilità, la sua sveltezza e la sua capacità di persuasione gli hanno dato l’appuntamento perfetto, nel giorno perfetto, nell’orario perfetto per risolvere il suo problema perfetto, e questo lei saprà farlo non solo per la prima visita ma anche quando saranno vostri pazienti e per tutto il tempo delle cure.
Questo è quello che percepisce il paziente ma cosa c’è sotto l’appuntamento perfetto oltre ad una spiccata capacità di agendazione?
Ci sono file da riempire, controllare, lavorare, non ci interessa solo il paziente che è venuto in clinica ma ci interessa ogni singolo contatto avuto con ogni singola possibile persona entrata in contatto con noi, avete presente quanto sia laborioso tenere tutto sotto controllo? Lei non può e non deve perdersi nessuno perché chiunque è una fonte di guadagno per la tua azienda. chi gestisce i piani di cura dei pazienti? chi vi stipula i preventivi? lo fate voi o avete una figura commerciale?
Ad ogni modo i vostri accordi economici devo essere fatti rispettare dalla segreteria, i pazienti pagano a lei, lei fa le fatture, lei compila la prima nota, lei DEVE far rispettare le scadenze e come può farlo se non ha un controllo giornaliero costante dei vostri incassi? Nessuno pretende che una segretaria prenda accordi commerciali, anzi non lo deve fare, esistono figure apposite per parlare di soldi con i pazienti e che magari non lo facciano in reception dove tutti possono sentire, ma lei deve essere la prima venditrice dei vostri servizi. come possiamo pensare che una persona si occupi di tutto questo se non ha le competenze, le capacità e sicuramente i mezzi per farlo?
Se la vostra o le vostre segretarie rientrano negli esempi citati all’inizio non vi dico di mandarle via, ma di formarle in maniera adeguata, di pretendere da loro che siano professioniste e non semplici impiegate, la vostra attività gira intorno alle loro capacità.
Domani mattina, quando entrate in studio osservatele, parlate con loro, capite dove sono le mancanze.
Non si costruiscono palazzi senza ottime fondamenta e loro sono la vostra base di partenza.
Buona giornata.